Cách đánh giá tính khả thi về nguồn lực

Tính khả thi về nguồn lực là gì?

Tính khả thi về nguồn lực phản ánh khả năng một tổ chức hoặc nhóm thực hiện có thể huy động đủ các nguồn lực cần thiết để đưa giải pháp từ kế hoạch thành kết quả thực tế

Đánh giá này không chỉ hỏi “có nguồn lực hay không”, mà còn phải xem xét:

·         Nguồn lực cần bao nhiêu

·         Nguồn lực hiện có bao nhiêu

·         Có thể bổ sung phần thiếu hay không

·         Chi phí huy động có phù hợp không

·         Nguồn lực có sẵn đúng thời điểm không

·         Có phụ thuộc vào một nguồn lực khó thay thế không

Vì vậy, một giải pháp có ý tưởng tốt nhưng đòi hỏi nhân lực chuyên môn khan hiếm, ngân sách vượt khả năng hoặc thời gian triển khai không phù hợp vẫn có thể bị đánh giá là khả thi thấp về nguồn lực

Nhân lực quyết định khả năng triển khai như thế nào?

Nhân lực cần được đánh giá cả về số lượng, năng lực và khả năng bố trí thời gian

Trước hết, cần xác định giải pháp yêu cầu những vai trò nào và mỗi vai trò cần mức độ chuyên môn ra sao. Một dự án có thể không cần nhiều người nhưng lại phụ thuộc vào một chuyên gia có kỹ năng đặc thù. Khi đó, rủi ro nguồn lực không nằm ở số lượng mà nằm ở khả năng thay thế và mức độ sẵn có

Tiếp theo, cần đối chiếu nhân lực hiện có với nhân lực cần thiết. Nếu phần thiếu có thể tuyển thêm, đào tạo hoặc thuê ngoài trong thời gian phù hợp thì khoảng thiếu chưa nhất thiết làm giải pháp mất tính khả thi. Ngược lại, nếu năng lực cốt lõi khó bổ sung hoặc thời gian đào tạo dài hơn thời hạn triển khai, đây là một hạn chế đáng kể

Do đó, câu hỏi quan trọng không chỉ là “có đủ người không?”, mà là “có đúng người, đúng năng lực và đúng thời điểm không?”

Tài chính ảnh hưởng đến tính khả thi ra sao?

Tài chính quyết định giải pháp có thể được duy trì trong giới hạn ngân sách hay không

Phần đánh giá cần phân biệt giữa chi phí cần thiết để triển khai và nguồn vốn thực tế có thể huy động. Chi phí có thể bao gồm nhân công, công cụ, công nghệ, vật tư, đào tạo, vận hành và các khoản phát sinh cần thiết để duy trì giải pháp

Một cách đánh giá là đối chiếu:

Nguồn lực tài chính khả dụng − Tổng nhu cầu tài chính của giải pháp

Nếu phần thiếu có thể được bổ sung từ nguồn vốn phù hợp mà không làm thay đổi đáng kể phạm vi hoặc điều kiện của giải pháp, tính khả thi vẫn có thể được duy trì. Nếu giải pháp chỉ thực hiện được khi vượt ngân sách hoặc phụ thuộc vào nguồn vốn chưa chắc chắn, mức độ khả thi sẽ thấp hơn

Cũng cần xem xét chi phí theo thời gian. Một giải pháp có thể nằm trong tổng ngân sách nhưng vẫn khó triển khai nếu phần lớn chi phí phải chi ngay trong khi nguồn tiền chỉ có thể huy động ở giai đoạn sau

Thời gian có thể làm thay đổi tính khả thi như thế nào?

Thời gian là giới hạn trực tiếp đối với khả năng huy động và sử dụng nguồn lực

Cần xác định thời gian cần thiết cho từng giai đoạn: chuẩn bị, huy động nhân lực, mua sắm hoặc bố trí nguồn lực, thực hiện và kiểm tra kết quả. Sau đó, so sánh tổng thời gian này với thời hạn mà giải pháp phải đạt được

Nếu:

Thời gian cần thiết ≤ Thời gian khả dụng

thì nguồn lực về mặt thời gian có cơ sở để đáp ứng kế hoạch

Ngược lại, nếu thời gian cần thiết vượt thời hạn, giải pháp có thể không khả thi dù nhân lực và tài chính vẫn đầy đủ. Khi đó, cần xem xét liệu có thể điều chỉnh phạm vi, phân kỳ triển khai hoặc bổ sung nguồn lực mà không làm thay đổi mục tiêu cốt lõi hay không

Thời gian cũng liên quan trực tiếp đến nhân lực và tài chính. Rút ngắn tiến độ thường làm tăng nhu cầu nhân lực hoặc chi phí; kéo dài tiến độ lại có thể làm tăng chi phí vận hành và chi phí cơ hội

Đánh giá tổng hợp ba nhóm nguồn lực thế nào?

Ba nhóm nguồn lực không nên được đánh giá tách biệt. Một giải pháp có thể đủ tiền nhưng thiếu người, đủ người nhưng không đủ thời gian, hoặc có đủ thời gian nhưng chi phí vượt khả năng tài chính

Có thể sử dụng ma trận đối chiếu đơn giản:

Điểm quan trọng là phải tìm nút thắt nguồn lực. Nếu chỉ một nguồn lực thiết yếu không thể đáp ứng, nguồn lực dư thừa ở các nhóm khác cũng không đủ để bù đắp

Khi nào giải pháp được xem là khả thi về nguồn lực?

Một giải pháp có tính khả thi về nguồn lực khi các yêu cầu cốt lõi có thể được đáp ứng trong điều kiện thực tế về người, tiền và thời gian

Có thể xem xét theo bốn câu hỏi:

1.    Nhân lực: Có đủ người với năng lực cần thiết không?

2.    Tài chính: Có đủ ngân sách hoặc nguồn tài chính có khả năng huy động không?

3.    Thời gian: Có đủ thời gian để huy động và sử dụng các nguồn lực không?

4.    Ràng buộc: Có nguồn lực nào là điểm nghẽn, khó thay thế hoặc phụ thuộc quá lớn vào điều kiện bên ngoài không?

Nếu cả ba nhóm đều đáp ứng và không có điểm nghẽn nghiêm trọng, tính khả thi về nguồn lực được đánh giá cao hơn. Nếu một nhóm chưa đáp ứng, cần xác định khả năng bổ sung hoặc điều chỉnh giải pháp trước khi kết luận

Cần lưu ý gì khi đánh giá tính khả thi về nguồn lực?

Không nên đánh giá khả thi chỉ dựa trên việc nguồn lực đang có. Điều quan trọng là khả năng huy động và duy trì nguồn lực trong suốt quá trình thực hiện

Cũng không nên xem nhân lực, tài chính và thời gian là ba biến độc lập. Chúng có quan hệ đánh đổi: thiếu thời gian có thể buộc phải tăng nhân lực hoặc chi phí; thiếu nhân lực có thể kéo dài tiến độ; hạn chế tài chính có thể buộc phải giảm phạm vi hoặc kéo dài thời gian

Vì vậy, kết luận tốt nhất không chỉ là “đủ” hoặc “thiếu”, mà phải chỉ ra nguồn lực nào là điểm quyết định, mức thiếu nằm ở đâu và điều kiện nào cần được đáp ứng để giải pháp có thể triển khai

Tính khả thi về nguồn lực phụ thuộc trực tiếp vào khả năng cân đối nhân lực, tài chính và thời gian với yêu cầu thực tế của giải pháp. Đánh giá càng đáng tin cậy khi xác định được nhu cầu nguồn lực, đối chiếu với khả năng huy động, nhận diện điểm nghẽn và xem xét các quan hệ đánh đổi giữa ba nhóm.