Xác định số lượng phương án giải quyết phù hợp

Với một quyết định thông thường, 3–5 phương án khả thi là một khoảng tham khảo hợp lý. Tuy nhiên, đây không phải quy tắc cứng. Một số vấn đề chỉ có 2 phương án thực tế; những quyết định phức tạp có thể cần nhiều hơn trước khi sàng lọc.

Một vấn đề nên có bao nhiêu phương án giải quyết?

Nếu mục tiêu là so sánh để chọn một phương án, có thể bắt đầu với ít nhất 3 phương án và thường giữ lại khoảng 3–5 phương án có tính khả thi cao để đánh giá chi tiết.

Điểm quan trọng là 3–5 không phải con số khoa học áp dụng cho mọi quyết định. Nghiên cứu về choice overload cho thấy tác động của số lượng lựa chọn phụ thuộc đáng kể vào bối cảnh; một phân tích tổng hợp 50 nghiên cứu với 63 điều kiện thí nghiệm không tìm thấy một hiệu ứng quá tải lựa chọn phổ quát, mà cho thấy tác động thay đổi theo từng tình huống.

Vì vậy, câu hỏi tốt hơn không phải là “cần đúng bao nhiêu phương án?”, mà là:

Đã có đủ phương án khác biệt để kiểm tra xem lựa chọn hiện tại có thực sự tốt nhất hay chưa?

Vì sao 2 phương án thường chưa đủ?

Hai phương án có thể tạo ra một phép so sánh, nhưng dễ khiến người đánh giá rơi vào tư duy A hoặc B.

Ví dụ, một doanh nghiệp muốn giải quyết vấn đề chi phí vận hành và chỉ xem xét:

·         Giữ nguyên cách làm hiện tại

·         Thay đổi toàn bộ quy trình

Nếu chỉ có hai phương án, một hướng trung gian có thể bị bỏ qua. Khi thêm phương án thứ ba, chẳng hạn thay đổi từng phần, cấu trúc vấn đề có thể trở nên rõ ràng hơn.

Ba phương án thường có giá trị vì chúng giúp phân biệt:

·         Phương án bảo thủ

·         Phương án trung gian

·         Phương án thay đổi mạnh

Tuy nhiên, không nên cố tạo phương án thứ ba chỉ để đạt đủ “3 lựa chọn”. Nếu phương án thứ ba chỉ là biến thể nhỏ của A hoặc B và không tạo ra trade-off mới, nó không làm tăng chất lượng so sánh.

NASA cũng lưu ý rằng trong phân tích quyết định, có thể phát sinh rất nhiều biến thể phương án; nếu giữ tất cả để phân tích chi tiết, tập lựa chọn sẽ trở nên khó quản lý, vì vậy cần sàng lọc các biến thể trước khi phân tích sâu.

3–5 phương án thường tạo cân bằng tốt giữa độ rộng và khả năng đánh giá

Khoảng 3–5 phương án có một lợi thế thực tế: người đánh giá có thể đặt các phương án cạnh nhau và xem xét cùng một bộ tiêu chí mà chưa phải xử lý một danh sách quá dài.

Ví dụ, với một vấn đề cần chọn giải pháp, có thể đánh giá từng phương án theo:

1.    Chi phí

2.    Hiệu quả

3.    Thời gian triển khai

4.    Rủi ro

5.    Khả năng mở rộng

Khi có 4 phương án, người ra quyết định có thể nhìn thấy khá rõ trade-off giữa chúng. Khi có 15 phương án, việc quan trọng không còn là “phương án nào tốt nhất?” mà dễ chuyển thành “làm sao đánh giá hết 15 phương án?”.

Nghiên cứu của Iyengar và Lepper từng cho thấy nhóm được cung cấp 6 lựa chọn có xu hướng hoàn tất lựa chọn tốt hơn nhóm được cung cấp 24 hoặc 30 lựa chọn trong một số bối cảnh thực nghiệm. Tuy nhiên, kết quả này không nên được diễn giải thành quy tắc rằng mọi quyết định đều phải có 6 lựa chọn hoặc ít hơn.

Nói cách khác, mục tiêu không phải tối đa hóa số phương án mà là tối đa hóa giá trị thông tin của các phương án.

Khi nào cần nhiều hơn 5 phương án?

Không phải cứ vượt quá 5 là sai. Một số quyết định phức tạp cần tạo ra một danh sách lớn ở bước đầu.

Ví dụ, khi lựa chọn giải pháp kỹ thuật, nhóm chuyên môn có thể ban đầu xác định 10–20 phương án. Nhưng không nhất thiết phải đưa toàn bộ số đó vào vòng đánh giá cuối cùng.

Có thể chia thành hai bước:

Bước 1: Mở rộng

Tạo nhiều phương án để tránh bỏ sót hướng giải quyết đáng giá.

↓

Bước 2: Sàng lọc

Loại phương án không đáp ứng tiêu chí bắt buộc.

↓

Bước 3: So sánh chi tiết

Chỉ giữ lại khoảng 3–5 phương án tốt nhất để đánh giá sâu.

Cách làm này phù hợp với nguyên tắc phân tích quyết định: ban đầu nên xem xét các khả năng phù hợp, sau đó loại các phương án không đáp ứng tiêu chí hoặc các biến thể không cần thiết trước khi phân tích sâu.

Vì vậy, cần phân biệt số phương án được tạo ra với số phương án được đưa vào so sánh cuối cùng.

Làm thế nào biết đã có đủ phương án để so sánh?

Có thể dùng một phép kiểm tra đơn giản: phương án mới có làm thay đổi cách nhìn về quyết định hay không?

Một phương án mới đáng giữ lại nếu nó tạo ra ít nhất một khác biệt quan trọng như:

·         Cách giải quyết khác bản chất

·         Mức chi phí khác đáng kể

·         Mức hiệu quả khác đáng kể

·         Mức rủi ro khác

·         Điều kiện áp dụng khác

·         Trade-off mới

·         Khả năng đáp ứng một tiêu chí mà các phương án khác không đáp ứng

Ngược lại, nếu phương án mới chỉ thay đổi một chi tiết nhỏ nhưng kết quả đánh giá gần như giống một phương án đã có, có thể loại bỏ hoặc gộp nó.

Một bộ phương án có thể xem là đủ để so sánh khi:

Thêm phương án mới không còn tạo ra Information Gain đáng kể và không làm xuất hiện một trade-off hoặc tiêu chí quyết định mới.

Đây là tiêu chí hữu ích hơn việc cố đạt một con số cố định.

Không nên chỉ so sánh các phương án “có vẻ tốt”

Một lỗi thường gặp là chỉ đưa vào các phương án đang được kỳ vọng sẽ thành công.

Trong nhiều quyết định, nên xem xét cả phương án giữ nguyên hiện trạng hoặc không thực hiện thay đổi nếu nó thực sự khả thi.

Ví dụ:

·         Phương án A: Giữ nguyên

·         Phương án B: Cải tiến một phần

·         Phương án C: Thay đổi toàn bộ

·         Phương án D: Thuê bên ngoài

Phương án “không thay đổi” tạo ra một mốc tham chiếu. Nếu mọi phương án mới đều tốn thêm chi phí nhưng không tạo ra lợi ích đủ lớn so với hiện trạng, quyết định có thể là không thay đổi.

Trong hướng dẫn phân tích quyết định, NASA cũng ghi nhận rằng “không làm gì” hoặc không đưa ra thay đổi đôi khi chính là một phương án cần được xem xét.

Số lượng phương án nên phụ thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề

Không nên áp dụng 3–5 phương án một cách máy móc.

Điều này cũng giải thích tại sao không nên nói “lúc nào cũng phải có 5 phương án”. Số lượng hợp lý phụ thuộc vào số tiêu chí, mức độ khác biệt giữa các phương án, chi phí đánh giá, thời gian, rủi ro và mức độ không chắc chắn.

Một nguyên tắc thực tế để xác định số lượng phương án giải quyết

Có thể áp dụng quy trình 4 bước:

1. Tạo đủ phương án khác biệt

Không giới hạn ngay ở 3–5 nếu việc giới hạn quá sớm có thể làm bỏ sót hướng giải quyết.

↓

2. Loại phương án không đạt điều kiện bắt buộc

Một phương án không đáp ứng tiêu chí tối thiểu không cần đưa vào vòng so sánh chi tiết.

↓

3. Giữ lại các phương án có trade-off khác nhau

Ưu tiên những phương án đại diện cho các hướng giải quyết khác nhau, thay vì nhiều biến thể gần giống nhau.

↓

4. Dừng khi phương án mới không còn tạo giá trị quyết định đáng kể

Nếu phương án thứ 6 không bổ sung cách tiếp cận, điều kiện, rủi ro, lợi ích hoặc trade-off mới, không nhất thiết phải đưa nó vào bảng so sánh.

Như vậy, 3–5 là điểm xuất phát tốt, không phải đích bắt buộc.

Kết luận

Đối với câu hỏi một vấn đề nên có bao nhiêu phương án giải quyết để đánh giá hợp lý, câu trả lời thực tế nhất là thường nên có khoảng 3–5 phương án thực sự khả thi để so sánh, trong đó 3 là mức tối thiểu khá hữu ích và 4–5 thường cho góc nhìn đầy đủ hơn.

Tuy nhiên, không có con số cố định áp dụng cho mọi vấn đề. Nếu chỉ có 2 phương án thực sự khác biệt và khả thi, không cần tạo thêm phương án giả. Nếu ban đầu có 10–20 phương án, nên sàng lọc trước khi đưa vào đánh giá chi tiết.

Tiêu chí quan trọng nhất là không phải số lượng, mà là mức độ bao phủ các hướng giải quyết: khi thêm một phương án mới không còn tạo ra Information Gain, trade-off, điều kiện hoặc giá trị quyết định đáng kể, tập phương án đã có thể được xem là đủ để so sánh hợp lý.