Cơ cấu tổ chức phẳng và đặc điểm phân cấp thấp

Vì số tầng trung gian ít hơn, một quản lý thường phải bao quát phạm vi rộng hơn thay vì kiểm soát chi tiết qua nhiều cấp. Do đó, tính phẳng chỉ vận hành rõ khi quyền ra quyết định, trách nhiệm và điểm cần báo cáo hoặc xin ý kiến được xác định đủ rõ. Một tổ chức có ít chức danh nhưng mọi quyết định vẫn dồn lên một cấp cao chưa chắc đã vận hành theo cơ cấu phẳng trên thực tế.

Cơ cấu tổ chức phẳng là gì?

Cơ cấu tổ chức phẳng là cách thiết kế tổ chức trong đó có ít tầng quản lý theo chiều dọc giữa lãnh đạo cấp cao và người trực tiếp thực hiện công việc. “Phẳng” vì khoảng cách cấp bậc ngắn hơn so với một cơ cấu nhiều tầng, chứ không phải vì tổ chức không còn cấp trên, người quản lý hay phân công trách nhiệm.

Về mặt thiết kế tổ chức, tính phẳng thường được giải thích qua ba yếu tố liên quan với nhau: số tầng quản lý, phạm vi kiểm soát của mỗi quản lý và quyền ra quyết định. Khi số tầng giảm, một quản lý thường phải phụ trách phạm vi rộng hơn; đồng thời nhiều quyết định thường cần được xử lý gần nơi phát sinh công việc hơn thay vì đi tuần tự qua nhiều cấp trung gian. Nếu quyền quyết định vẫn tập trung ở một điểm, sơ đồ có thể trông “phẳng” nhưng cách vận hành vẫn mang tính tập trung cao.

Điểm cốt lõi vì vậy không nằm ở tên chức danh. Một doanh nghiệp có thể dùng rất ít chức danh quản lý nhưng vẫn yêu cầu mọi việc phải xin duyệt từ cấp cao. Ngược lại, một tổ chức vẫn có quản lý chính thức nhưng số lớp trung gian ít, quyền hạn được phân bổ rõ và các nhóm có khả năng tự xử lý nhiều vấn đề trong phạm vi trách nhiệm. Trường hợp thứ hai phản ánh bản chất của cơ cấu phẳng rõ hơn.

Phân cấp thấp được thể hiện như thế nào?

Phân cấp thấp trước hết thể hiện ở số điểm trung chuyển trên tuyến báo cáo. Trong một cơ cấu nhiều tầng, thông tin hoặc quyết định có thể đi từ nhân viên qua nhiều lớp quản lý trước khi đến người có thẩm quyền cuối cùng. Với cơ cấu phẳng, chuỗi đó ngắn hơn: giữa người thực thi và cấp có quyền quyết định có ít lớp trung gian hơn.

Hệ quả trực tiếp là phạm vi kiểm soát của quản lý thường rộng hơn. Khi bớt một tầng quản lý, số người hoặc nhóm cần được một cấp quản lý bao quát không còn được chia nhỏ như trước. Vì vậy, mô hình phẳng khó dựa vào cách quản lý vi mô liên tục. Nó cần cơ chế làm việc trong đó mục tiêu, quyền hạn và tiêu chuẩn đầu ra đủ rõ để nhân viên hoặc nhóm có thể tự xử lý nhiều tình huống mà không phải chờ hướng dẫn ở từng bước.

Không nên hiểu “phẳng” bằng một ngưỡng số tầng cố định áp dụng cho mọi tổ chức. Quy mô và cách phân quyền làm thay đổi ý nghĩa của từng tầng quản lý. Điều cần nhìn là quan hệ thực tế: có bao nhiêu lớp quyền lực theo chiều dọc, ai có quyền quyết định, nhân viên phải đi qua bao nhiêu điểm phê duyệt và quản lý trực tiếp đang bao quát phạm vi nào.

Do đó, sơ đồ tổ chức chỉ cho biết một phần. Nếu doanh nghiệp bỏ bớt chức danh nhưng vẫn duy trì nhiều lớp phê duyệt phi chính thức, tính phân cấp thực tế có thể vẫn cao. Phân cấp thấp phải được nhìn đồng thời qua cấu trúc báo cáo và cách quyền lực được thực thi.

Cơ cấu tổ chức phẳng vận hành ra sao?

Cơ chế vận hành của cơ cấu phẳng nằm ở việc rút ngắn luồng thông tin và đặt quyền xử lý gần hơn với nơi có thông tin thực tế. Mỗi tầng quản lý trung gian thường thực hiện một hoặc nhiều chức năng như tổng hợp thông tin, điều phối, kiểm tra hoặc phê duyệt. Khi số tầng giảm, tổ chức phải quyết định rõ chức năng nào vẫn cần cấp quản lý xử lý và chức năng nào có thể chuyển cho cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm trực tiếp.

Ví dụ, một vấn đề nghiệp vụ trong nhóm có thể được xử lý ngay bởi người phụ trách nếu nó nằm trong phạm vi quyết định đã được giao, thay vì mặc định chuyển qua nhiều cấp để xin phê duyệt. Khi vấn đề vượt phạm vi đó — chẳng hạn liên quan đến nguồn lực dùng chung, xung đột giữa nhóm hoặc quyết định có ảnh hưởng lớn hơn — nó vẫn cần được đưa lên cấp có thẩm quyền. Như vậy, cơ cấu phẳng không loại bỏ cơ chế chuyển cấp; nó làm cho ranh giới giữa “tự xử lý” và “cần nâng cấp” trở nên quan trọng hơn.

Giao tiếp cũng có xu hướng trực tiếp hơn vì ít lớp trung gian. Người thực thi có thể trao đổi với quản lý hoặc nhóm liên quan mà không nhất thiết đi qua nhiều nấc quản lý. Điều này có thể rút ngắn đường truyền thông tin, nhưng chỉ khi văn hóa và quy tắc phối hợp cho phép trao đổi trực tiếp. Nếu mọi thông tin vẫn phải đi theo một đường phê duyệt tập trung, số tầng trên sơ đồ giảm nhưng cơ chế vận hành chưa thực sự phẳng.

Vì thế, “ít cấp” và “ra quyết định phân tán hơn” là hai yếu tố có quan hệ nhưng không đồng nhất. Ít cấp tạo điều kiện cho đường truyền ngắn hơn; quyền quyết định rõ mới biến điều kiện đó thành cách vận hành thực tế.

Vai trò của quản lý thay đổi thế nào?

Trong cơ cấu phẳng, quản lý không biến mất mà vai trò thường chuyển từ giám sát chi tiết sang tạo bối cảnh để nhiều người có thể tự vận hành. Khi một quản lý phụ trách phạm vi rộng hơn, việc kiểm tra từng hành động của từng nhân viên trở nên kém phù hợp với chính cấu trúc đó. Thay vào đó, quản lý cần làm rõ mục tiêu, ưu tiên, giới hạn quyền hạn, phân bổ nguồn lực và xử lý những vấn đề vượt khỏi phạm vi tự chủ của nhóm.

Cơ chế này giải thích vì sao trao quyền thường đi cùng cơ cấu phẳng. Nếu quản lý có nhiều báo cáo trực tiếp nhưng mọi quyết định nhỏ đều phải quay lại cùng một người, điểm nghẽn chỉ bị chuyển từ nhiều tầng sang một nút tập trung. Trao quyền giúp phân bổ tải quyết định xuống cấp gần công việc hơn, còn trách nhiệm giải trình giúp tổ chức biết ai chịu trách nhiệm về kết quả.

Điều đó không có nghĩa là mọi nhóm đều nên tự quyết mọi việc. Mức tự chủ còn phụ thuộc vào độ rõ của nhiệm vụ, ranh giới quyền quyết định và mức độ phụ thuộc giữa các nhóm. Khi công việc có nhiều ngoại lệ hoặc đòi hỏi phối hợp chặt giữa nhiều đơn vị, quản lý vẫn phải đóng vai trò điều phối, xử lý xung đột và quyết định các vấn đề liên chức năng.

Nhìn theo cách này, quản lý trong cơ cấu phẳng ít đóng vai trò “trạm trung chuyển bắt buộc” cho mọi việc hơn và tập trung hơn vào những quyết định mà cấp dưới không thể hoặc không nên tự xử lý. Đây là thay đổi về cách quản lý, không phải sự biến mất của quản lý.

Tự chủ và phối hợp ngang giữ vai trò gì?

Khi số tầng trung gian ít, một phần công việc điều phối không còn được đẩy lên rồi truyền xuống qua chuỗi quản lý. Các cá nhân và nhóm phải phối hợp trực tiếp nhiều hơn với những bên có liên quan. Đây là lý do tự chủ và phối hợp ngang thường xuất hiện cùng nhau trong cơ cấu phẳng: người thực thi có nhiều không gian xử lý hơn, nhưng đồng thời phải chủ động kết nối với các bên mà quyết định của mình ảnh hưởng tới.

Tự chủ chỉ có ý nghĩa khi đi cùng ranh giới quyết định. Một nhân viên có thể được quyền xử lý những vấn đề trong phạm vi chuyên môn hoặc trách nhiệm của mình, phải tham vấn khi quyết định tác động tới nhóm khác và phải chuyển cấp khi vượt quá nguồn lực hoặc thẩm quyền đã giao. Nếu những ranh giới này không rõ, “trao quyền” dễ biến thành tình trạng mỗi người hiểu quyền hạn theo một cách khác.

Phối hợp ngang cũng không có nghĩa là mọi người có quyền lực ngang nhau. Cơ cấu phẳng vẫn có sự khác biệt về trách nhiệm, chuyên môn và quyền phê duyệt. Điểm khác nằm ở chỗ nhiều tương tác diễn ra trực tiếp giữa các vai trò thay vì phải đi lên một cấp quản lý rồi quay xuống bên kia.

Về mặt thực tế, một tổ chức càng giảm vai trò điều phối của tầng trung gian thì càng phải thay thế chức năng đó bằng luồng thông tin trực tiếp, trách nhiệm rõ và cơ chế phối hợp ngang. Nếu chỉ cắt tầng mà không thay thế chức năng điều phối, tổ chức có thể tạo ra mơ hồ thay vì tính phẳng có chủ đích.

Cơ cấu phẳng không đồng nghĩa với điều gì?

Hiểu đúng ranh giới là cần thiết vì ba cách diễn giải sai thường làm méo bản chất của cơ cấu phẳng.

Thứ nhất, cơ cấu phẳng không đồng nghĩa với “không có sếp”. Tổ chức vẫn có thể có quản lý, người chịu trách nhiệm cuối cùng và các cấp thẩm quyền khác nhau. Sự khác biệt nằm ở số lớp trung gian và cách quyền quyết định được phân bổ.

Thứ hai, cơ cấu phẳng không có nghĩa mọi nhân viên có quyền quyết định như nhau. Quyền hạn vẫn có thể khác nhau theo vai trò, chuyên môn và mức độ ảnh hưởng của quyết định. Mục tiêu của phân cấp thấp là tránh tạo thêm lớp quản lý không cần thiết, chứ không xóa bỏ ranh giới trách nhiệm.

Thứ ba, ít tầng quản lý không đồng nghĩa với việc không cần quy trình. Khi tự chủ tăng, quy trình về quyền quyết định, phối hợp và chuyển cấp càng cần đủ rõ để mọi người biết khi nào có thể tự xử lý, khi nào cần tham vấn và khi nào phải chuyển vấn đề lên cấp khác.

Vì vậy, để nhận diện một cơ cấu phẳng thực chất, có thể kiểm tra ba câu hỏi đơn giản: ai có quyền quyết định vấn đề này, ai chịu trách nhiệm về kết quả và khi vượt phạm vi xử lý thì vấn đề được chuyển cho ai. Nếu ba câu hỏi đó có câu trả lời rõ mà đường báo cáo vẫn ngắn, tổ chức đang thể hiện logic của phân cấp thấp. Nếu không, việc giảm chức danh hoặc vẽ lại sơ đồ chưa đủ để tạo ra cách vận hành phẳng.

Cơ cấu tổ chức phẳng là mô hình tổ chức có ít tầng quản lý theo chiều dọc và mức phân cấp thấp hơn, qua đó rút ngắn khoảng cách cấu trúc giữa người ra quyết định và người thực thi. Mô hình này vận hành dựa trên sự kết hợp giữa phạm vi quản lý rộng hơn, quyền quyết định được đặt gần công việc hơn, giao tiếp trực tiếp, tự chủ và phối hợp ngang.

Điểm cần giữ rõ là “phẳng” không có nghĩa không quản lý, không phân quyền hay mọi người ngang quyền. Tính phẳng chỉ có ý nghĩa khi vai trò, quyền quyết định, trách nhiệm và cơ chế chuyển cấp vẫn được xác định rõ. Vì vậy, bản chất của cơ cấu tổ chức phẳng nằm ở cách tổ chức lại phân cấp và quyền hạn, không chỉ ở việc giảm số chức danh trên sơ đồ.