Cách mô tả vấn đề để xác định đúng phạm vi

Bắt đầu từ vấn đề thực tế, không bắt đầu từ chủ đề rộng

Một mô tả vấn đề tốt phải lấy vấn đề cần được giải thích làm trung tâm, thay vì lấy toàn bộ chủ đề liên quan làm phạm vi nghiên cứu.

Ví dụ, “vấn đề trong quy trình làm việc” là cách gọi quá rộng vì chưa cho biết vấn đề nằm ở bước nào, biểu hiện ra sao và ảnh hưởng đến kết quả nào. Ngược lại, “một bước xử lý mất nhiều thời gian” lại có thể quá hẹp nếu thời gian xử lý chỉ là biểu hiện của một nguyên nhân rộng hơn.

Cách mô tả phù hợp hơn là xác định chuỗi:

Đối tượng → Biểu hiện → Điều kiện xảy ra → Hệ quả cần xem xét

Nhờ đó, phạm vi được xác định bởi chính vấn đề thực tế chứ không phải bởi số lượng khái niệm có liên quan.

Xác định rõ đối tượng và khía cạnh đang được hỏi

Cùng một vấn đề có thể được xem xét dưới nhiều khía cạnh khác nhau. Vì vậy, mô tả vấn đề cần phân biệt đang nghiên cứu đối tượng nào với đang muốn hiểu điều gì về đối tượng đó.

Chẳng hạn, một quy trình có thể được xem xét về cấu trúc, cách vận hành, nguyên nhân gây lỗi hoặc mức độ phù hợp. Nếu câu hỏi chỉ nhằm xác định vì sao một vấn đề phát sinh trong một bước cụ thể, việc mở rộng sang toàn bộ lịch sử, phân loại hoặc các vấn đề khác của quy trình sẽ làm phạm vi bị lệch.

Có thể kiểm tra bằng hai câu hỏi:

1.    Đối tượng trung tâm là gì?

2.    Khía cạnh nào của đối tượng cần được làm rõ để trả lời câu hỏi?

Nếu một thông tin không giúp trả lời hai câu hỏi này hoặc không giúp tránh một cách hiểu sai quan trọng, thông tin đó có khả năng nằm ngoài phạm vi.

Mô tả đủ điều kiện để phân biệt khi vấn đề đúng và khi không còn đúng

Phạm vi không chỉ được xác định bằng “vấn đề là gì”, mà còn bằng điều kiện mà vấn đề xuất hiện.

Một nhận định như “quy trình này có vấn đề” chưa cho biết vấn đề xuất hiện trong mọi trường hợp hay chỉ trong một điều kiện nhất định. Khi điều kiện bị bỏ qua, phạm vi rất dễ bị mở rộng từ một trường hợp cụ thể thành một kết luận chung.

Mô tả vấn đề vì vậy nên làm rõ những yếu tố cần thiết như:

·         Khi nào vấn đề xuất hiện

·         Khi nào vấn đề không xuất hiện

·         Đối tượng hoặc bước nào chịu tác động

·         Điều kiện nào làm thay đổi biểu hiện của vấn đề

·         Giới hạn nào không cần đưa vào phân tích

Đây cũng là cách tránh biến một kết luận có điều kiện thành một kết luận áp dụng cho mọi trường hợp.

Phân biệt vấn đề chính với các nội dung liên quan

Một chủ đề thường có nhiều thông tin liên quan, nhưng liên quan không đồng nghĩa với thuộc phạm vi.

Nên giữ một nội dung khi nó giúp:

·         Trả lời trực tiếp vấn đề

·         Giải thích cơ chế hoặc nguyên nhân cần thiết

·         Chứng minh một kết luận quan trọng

·         Làm rõ điều kiện, giới hạn hoặc ngoại lệ

·         Tránh một cách hiểu sai có khả năng xảy ra

Ngược lại, những nội dung chỉ mở rộng sang chủ đề bên cạnh mà việc loại bỏ chúng không làm giảm đáng kể khả năng trả lời vấn đề chính thì nên được xem là nội dung gây phân tán phạm vi.

Một phép kiểm tra đơn giản là:

Nếu bỏ phần thông tin này, người đọc còn hiểu và trả lời đúng vấn đề chính không?

Nếu câu trả lời là có, phần đó có thể không cần giữ trong nội dung trọng tâm.

Kiểm tra phạm vi trước khi kết luận vấn đề đã được mô tả đủ

Một mô tả vấn đề đạt yêu cầu không nhất thiết phải dài. Điều quan trọng là nó phải chứa đủ thông tin để xác định đối tượng, khía cạnh, điều kiện và ranh giới phân tích.

Có thể kiểm tra theo trình tự:

1.    Đối tượng: Đang mô tả vấn đề của ai, cái gì hoặc hệ thống nào?

2.    Biểu hiện: Vấn đề cụ thể biểu hiện như thế nào?

3.    Khía cạnh: Cần hiểu đặc điểm, nguyên nhân, cơ chế, điều kiện hay giới hạn nào?

4.    Điều kiện: Vấn đề xảy ra trong hoàn cảnh nào?

5.    Ranh giới: Những nội dung liên quan nào không cần đưa vào?

6.    Giá trị: Phần mô tả này có đủ để người đọc hiểu đúng vấn đề và tránh kết luận sai không?

Nếu thiếu đối tượng hoặc khía cạnh, mô tả dễ trở nên mơ hồ. Nếu thiếu điều kiện và ranh giới, phạm vi dễ bị mở rộng. Nếu đưa quá nhiều nội dung phụ vào ngay từ đầu, vấn đề có thể bị che khuất bởi chính phần mở rộng đó.

Vì vậy, cách mô tả tốt không phải là mô tả càng nhiều càng tốt. Đó là cách mô tả đủ để xác định chính xác vấn đề cần giải thích, đồng thời chỉ ra những điều kiện và giới hạn cần thiết để không biến vấn đề thành một chủ đề rộng hơn hoặc hẹp hơn bản chất thực tế của nó.