Phân biệt hiệu lực và hiệu quả trong quản trị

Một tổ chức có thể đạt hiệu lực nhưng chưa chắc đạt hiệu quả. Ngược lại, việc sử dụng nguồn lực tiết kiệm chưa có nghĩa là tổ chức đang quản trị đúng nếu không đạt được mục tiêu quan trọng.

Khái niệm hiệu lực trong quản trị

Hiệu lực trong quản trị thể hiện khả năng thực hiện đúng mục tiêu, nhiệm vụ hoặc kết quả mà tổ chức đã xác định.

Một hoạt động quản trị được xem là có hiệu lực khi:

·         Mục tiêu đề ra được hoàn thành

·         Kết quả đạt được phù hợp với định hướng ban đầu

·         Các hoạt động quản lý tạo ra tác động mong muốn

Ví dụ, một doanh nghiệp đặt mục tiêu mở rộng thị trường và sau một năm đạt được số lượng khách hàng mới theo kế hoạch. Hoạt động quản trị đó có thể được xem là có hiệu lực vì đã đạt mục tiêu đề ra.

Tuy nhiên, hiệu lực không phản ánh trực tiếp việc doanh nghiệp đã sử dụng bao nhiêu nguồn lực để đạt được kết quả đó.

Khái niệm hiệu quả trong quản trị

Hiệu quả trong quản trị thể hiện khả năng đạt được kết quả với mức sử dụng nguồn lực hợp lý nhất.

Nguồn lực trong quản trị bao gồm:

·         Thời gian

·         Chi phí

·         Nhân lực

·         Công nghệ

·         Vật lực

Một hoạt động quản trị có hiệu quả khi tổ chức đạt được kết quả mong muốn nhưng đồng thời giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực.

Ví dụ, hai doanh nghiệp cùng đạt mục tiêu tăng doanh thu 20%. Doanh nghiệp sử dụng ít chi phí marketing hơn, vận hành tinh gọn hơn và tạo ra lợi nhuận cao hơn có thể được xem là đạt hiệu quả quản trị tốt hơn.

Sự khác nhau giữa hiệu lực và hiệu quả trong quản trị

Hiệu lực và hiệu quả khác nhau chủ yếu ở câu hỏi mà nhà quản trị cần trả lời.

Có thể hiểu đơn giản:

·         Hiệu lực trả lời câu hỏi “Làm đúng việc chưa?”

·         Hiệu quả trả lời câu hỏi “Làm việc đó có tối ưu không?”

Một nhà quản trị giỏi cần đảm bảo cả hai yếu tố: lựa chọn đúng mục tiêu và thực hiện mục tiêu bằng phương thức phù hợp.

Mối quan hệ giữa hiệu lực và hiệu quả trong quản trị

Hiệu lực và hiệu quả không tách rời mà có mối quan hệ bổ trợ.

Một tổ chức chỉ đạt hiệu quả cao khi trước tiên phải xác định đúng mục tiêu cần theo đuổi. Nếu mục tiêu sai hướng, việc tối ưu nguồn lực cũng không tạo ra giá trị thực sự.

Ngược lại, một tổ chức chỉ chú trọng hiệu lực có thể đạt mục tiêu nhưng phải trả giá bằng chi phí quá lớn, thời gian kéo dài hoặc sử dụng nguồn lực không hợp lý.

Trong thực tế quản trị, thứ tự ưu tiên thường là:

1.    Xác định mục tiêu đúng để đảm bảo hiệu lực

2.    Thiết kế phương pháp thực hiện phù hợp để nâng cao hiệu quả

3.    Cải tiến liên tục nhằm duy trì cả hai yếu tố

Ví dụ phân biệt hiệu lực và hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp

Một công ty đặt mục tiêu hoàn thành dự án phát triển sản phẩm mới trong 6 tháng.

Trường hợp 1:

·         Dự án hoàn thành đúng thời hạn

·         Sản phẩm đáp ứng yêu cầu

·         Mục tiêu ban đầu được đạt được

Đây là biểu hiện của hiệu lực.

Trường hợp 2:

·         Dự án hoàn thành đúng thời hạn

·         Nhóm dự án sử dụng ngân sách hợp lý

·         Quy trình làm việc giảm thời gian dư thừa

·         Nguồn lực được phân bổ tối ưu

Đây là biểu hiện của hiệu quả.

Một doanh nghiệp quản trị tốt không chỉ cần hoàn thành dự án mà còn cần hoàn thành dự án theo cách tạo ra giá trị cao nhất.

Vai trò của việc phân biệt hiệu lực và hiệu quả đối với nhà quản trị

Việc phân biệt hai khái niệm giúp nhà quản trị đánh giá hoạt động chính xác hơn.

Nhà quản trị có thể:

·         Xác định vấn đề nằm ở mục tiêu hay phương pháp thực hiện

·         Cân bằng giữa kết quả và chi phí

·         Ra quyết định phân bổ nguồn lực tốt hơn

·         Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất phù hợp

Nếu chỉ đo lường hiệu lực, tổ chức có thể bỏ qua tình trạng lãng phí. Nếu chỉ đo lường hiệu quả, tổ chức có thể tối ưu những hoạt động nhưng không tạo ra kết quả chiến lược.

Trong quản trị, hiệu lực và hiệu quả là hai tiêu chí bổ sung cho nhau. Hiệu lực giúp xác định tổ chức có đi đúng hướng hay không, còn hiệu quả cho biết tổ chức đi trên con đường đó có tối ưu hay không.

Một hệ thống quản trị tốt cần kết hợp cả hai: đạt đúng mục tiêu và đạt mục tiêu bằng cách sử dụng nguồn lực hợp lý nhất.